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職場新鮮誌

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職場觀點

狂人馬斯克如何打造高績效團隊?專家:開好這四種敏捷會議

Scrum會議儀表板_圖片來源:Cheers團隊製作 Scrum會議儀表板_圖片來源:Cheers團隊製作

想跑好敏捷,小步試錯、快速迭代是其中的核心精神。然而想要成功導入敏捷管理,讓團隊高效工作,就看你一開始可不可以把這四種會議開得順暢有效。

開好敏捷會議的3大重點:
1.藉由會議釐清需求和目標,並驗收成果改進。
2.成員無法協助,就沒有開站立會議的必要。
3.會議目的是要趨近目標,而不是流於形式拖延進度。

身處這個瞬息萬變的時代,不少企業為了因應外界環境的急遽變化,快速回應市場需求,早已紛紛導入敏捷,電動車大廠特斯拉 (TSLA-US)便是其中的代表之一。
當世界首富依隆‧馬斯克(Elon Musk)以440億美元成功收購社群媒體平台推特(Twitter),成為近日科技圈最為火爆的話題時,很少人注意到特斯拉2022年第一季年增81%的驚人獲利,以及75%的美國電動車市佔率。

特斯拉為何能在短短幾年內成為全球市值第一的汽車公司、且至今仍在不斷成長?
原因與馬斯克顛覆傳統車廠思維,將源自軟體開發的敏捷管理,運用到車輛生產製造上脫不了關係。

4小時迭代一次的特斯拉

「馬斯克本身也是軟體工程師,他把敏捷跟Scrum的概念在特斯拉身上運用到了極致。」現任新加坡商鈦坦科技戰略顧問、台灣敏捷協會創會理事長林裕丞指出,一般企業跑敏捷的迭代周期通常為1到2個星期,「但特斯拉只需要4個小時就能做一次迭代,從而改善他們的生產流程。」

於2014年將敏捷導入鈦坦科技,一舉扭轉公司停滯不前的困境,員工從40人壯大到300人,並於2018年創辦台灣敏捷協會,成為各大企業的敏捷顧問,人稱「Yves黑手阿一」的林裕丞,無疑是名台灣實戰派的敏捷好手。而他所提到的迭代,便是敏捷的關鍵面向之一。

「迭代大家或許常聽到,但不清楚內涵,簡單舉例就像是做菜給太太吃,太太說菜太鹹了,下次做就要少放點鹽。只要做一件事情,取得回饋再做調整,這其實就是迭代。」林裕丞進一步分析,如果你每天做菜、隔天改進,就屬於日迭代;每週做一次就是週迭代。

在傳統企業中,迭代週期通常是以季度、年度為單位,但敏捷強調快速試錯,將迭代週期變快,以便在短時間內根據市場反饋做出調整。而特斯拉每45分鐘就能完成一次沖壓及鑄造變更;電子設備則是3到4個小時完成一個週期,可以說特斯拉無時無刻都在針對車輛製造的不同流程蒐集反饋,作出及時更新改進。

然而,每個迭代該如何拆解工作、分配任務並有效的驗收精進,都有賴於會議中進行決策推動,究竟跑敏捷時有哪些會議要開?該怎麼開?林裕丞在「天下學習」的網站上給出幾項開好會議的關鍵方法,以下是他針對敏捷中最常見的Scrum會議的說明與提醒。

短衝規劃會議:釐清需求、拆解分工

假設迭代週期是一個星期,通常星期一上午就會進行短衝規劃會議,PO(Product Owner,產品負責人)要跟開發團隊一起討論這禮拜要完成的商業目標,通常會分成兩個階段:

第一階段是釐清需求,PO要在會議中告訴團隊這次迭代的需求是什麼?很多人會問這個需求要寫得多詳細,其實多詳細不是重點,關鍵在於使用者故事,PO想要達到什麼目標,要變成一個故事呈現出來。譬如身為消費者,我希望購買到什麼樣的產品,那團隊要如何提供這樣的產品?PO要跟團隊一起討論出一個方向。

第二階段就要進行工作分配,為了達成這些目標,團隊從設計、開發到上線可能有哪些事情要做?並將工作事項分配拆解為一個個工作單,工作單就會變成看板上的工作事項,讓團隊能管控每天的工作流程。

每日站立會議3重點:已完成、待完成、當前困難

工作事項出來後,星期二到五早上會有站立會議討論三個重點:我昨天完成了哪些事、我今天打算做哪些事,以及最重要的,我現在遇到什麼問題,我需要什麼樣的協助,有沒有人知道怎麼樣去解決?讓彼此間知道工作進度,也能互相協助解決困難。
如果是運作比較成熟的團隊,PO跟ScrumMaster可以不用參加站立會議,交給成員自主運行就好。很多人會覺得這個會議有點無聊、沒有效率,或是不知道在幹嘛,那可能是這個團隊不需要、或是沒辦法互相協作。

比如說同事是前端工程師,專門前端的UI或畫面設計,但我是後段工程師,負責系統面、資料庫,我們的工作相差太遠了,就算他需要幫忙,我也幫不到他,這樣開站立會議就沒有用,必須人與人能互相支援才有效果。

產品檢視會議:檢視本周完成事項、驗收成果

當團隊順利跑到星期五,在下午會安排兩場會議,第一場就是產品檢視會議,會請產品負責人確認本週成果是否符合需求,如果不是的話,需要作出那些調整?是的話又該如何延續?

產品檢視會議可以邀請到其他的利益關係人、甚至使用者一起來參加,因為重點是要真的去使用產品,感受成品跑起來的感覺如何、有沒有符合PO的預期,團隊才知道如何繼續往下推進。

自省會議:抒發工作感想,調整工作士氣

最後星期五下班前會有一場自省會議,也可以叫做反思會議,團隊成員聚在一起想想這星期發生了哪些事情,大家是開心的、不開心的、生氣的,還是有什麼樣的驚喜?對於結果又是否滿意?

自省會議可以從工作環境聊起,比如這個椅子坐起來不舒服,或是座位怎麼安排更合適,一個舒服、高效的環境其實跟工作切身相關。此外,在Scrum裡面,我們都希望能一起訂出工作協議,也就是團隊的合作方法及規範。工作協議就跟法律一樣,訂定後也要依照現實情況作調整,在自省會議中就可以依照現狀及需求調整工作協議,讓團隊運作更順暢。

而既然是自省會議,我會建議主管盡量不要參加,以免變成壓力很大的「檢討會議」。自省會議應該是由團隊自發提出的,並經由這場會議建立信任、磨合彼此的工作方式,進而提升工作效能,這才是自省會議的目的。
要注意的是,任何會議的最終目的都是為了讓團隊離目標更靠近,不是讓會議成為拖累團隊進度的絆腳石。林裕丞指出,跑敏捷時任何活動都會有Time box(時間盒)的概念,因此他建議規劃會議不要超過2小時,站立會議不超過15分鐘,產品檢視會議及自省會議則以1小時為限。

林裕丞最後強調:「重點是要讓會議有效,而不是時間到就結束。我們不要求多,任何事情只要有進步一點點就夠了,這也是敏捷的精神所在。」

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