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職場新鮮誌

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職場觀點

職場禮儀:人際潤滑劑 禮多人不怪

(撰文Career職場情報誌)

狀況1 撥通對方手機號碼後,不要耽擱時間,應該直接切入主題。
答案→No
一般來說,工作上應該先撥對方公司電話,不要冒昧撥打手機,如果得撥打手機,也以上班時間為準則。在接通手機後,除了一般問候語,要先記得詢問「現在方便說話嗎?」

狀況2 接電話時不想告知對方自己全名的情況下,用「我是○先生」、「○小姐」代替。
答案→No
「先生」、「小姐」是敬語,千萬不要自稱「先生」或「小姐」,如果不想告知全名,也應該是說「敝姓○」。

掌握電話禮儀留下好印象

禮貌不是虛偽客套,而是人與人相處的基本尊重,從電話、收發郵件到乘車、搭電梯,都應該養成基本禮儀,才不會一進到職場,就變成讓人不舒服的討厭鬼。

>接聽電話時,直接說「○○公司,您好」,可方便對方第一時間確認是否撥錯;而撥打電話時,也要記得主動報上自己的公司名稱和名字。

>電話通話過程中,用「好的」、「我瞭解」、「是」來應答,而不要用無意義的發語詞、鼻音或喉音,如「嗯嗯」、「喔」,讓人覺得心不在焉。

>接起電話時不要連聲「喂,喂,喂…」,會讓人覺得你不耐煩;而電話結束一定要有結語,如「感謝您的來電」、「再見」,不要沒頭沒尾就突然切掉電話,更不要重重掛上話筒。

>轉接電話前,禮貌請教來電者的單位、職稱、姓名和目的,轉接時一併告知轉接對象,並確認轉接對象是否要接聽。而在轉接時,要記得先給來電者他要找的人分機號碼,免得轉接過程中斷,方便對方再直接回撥。在轉接過程中,要記得先按下等待鍵,別讓對方聽到你這邊的談話內容。

>撥打電話時,如果對方轉到語音信箱或答錄機,留言過程應該等同完整通話,要有問候語,告知對方自己單位和姓名,簡短說明來電目的。如果要留下電話請求回電,務必放慢速度逐字清楚留下電話號碼,最好能再複述一遍。

別讓電子郵件惹惱收件人

>職場上電子郵件就是一種商業信件,語氣要保持正式和尊敬,避免使用逗趣的表情符號或網路語言。由於電子郵件是透過文字表達,用字遣詞必須謹慎,避免會讓對方誤會的語氣用語。

>現代每個人每天收發的電子郵件眾多,最好在寄件人名稱設定時,用「公司+姓名」或中間多加上職稱,便於對方確認。且信件主旨一定要讓對方一目瞭然,清楚表明信件目的。

>電子郵件的「署名」,是要對收信人提供完整資訊,在署名部分最好附上姓名、公司名稱、所屬部門、電話、傳真、手機號碼等資訊。

>電子郵件力求簡單扼要易於閱讀,最重要的部分先寫,撰寫時不需要一路輸入到螢幕畫面的最右邊,可以在逗號或句點的地方換行。假使要要傳遞的資訊較多,可採條列式說明,如果有夾帶附件,記得在文中提醒收件者。

>收到電子郵件時,即使無法馬上處理,最好先發個簡單郵件告知對方已經收到訊息,但需要時間處理。

>回覆電子郵件時,務必謹慎使用「全部回覆」,不必要的對象不需要一併發送,造成對方困擾。如果回覆的內容另有主旨,不要直接使用「Re」,最好另起一封主旨。回信時如果引言已經太多,記得刪去部分引言,免得影響收信者的閱讀。

不懂尊卑禮儀 等同於「白目」

>搭乘計程車時,司機旁的位子是最小的,位階高的人通常坐在後方右手邊的位置。然而,如果駕駛就是車主,副駕駛座就變成最大的位置,位階高者要坐前座。即使是同輩乘車,如果有人開車,千萬不要把副駕駛座空下來,這樣等同把駕駛當司機。

>搭乘電梯時,通常是位階小的人先進入電梯,按住開門鍵,讓長官或客戶進入。反之,出電梯時,也是由位階小的人負責按住開門鍵,讓其他人先出去。然而,如果搭乘電梯時,電梯中已經有其他人,那就直接從位階高的依次進入電梯即可。

>交換名片時要起立,用雙手將名片正面遞給對方,並且口頭問候或自我介紹。收到對方名片時,千萬不要把玩,這種行為非常不尊重對方。大多數時候是由位階較低的人,主動先把名片遞給位階較高者。

>工作場合中多以職稱相稱,但如果還不知道對方職稱,可以先以「先生」、「小姐」稱呼,不要隨便稱「哥」、「姐」,一來有裝熟的嫌疑,二來並不是每個人都喜歡被這樣稱呼。

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