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職場新鮮誌

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職場觀點

活動玩得精 每年商機300億元!

撰文:Career職場情報誌
會展產業向來被視為一國經濟發濟的重要指標,涵括會議(Meetings)、獎勵旅遊(Incentives)、大型會議(Conventions)、展覽(Exhibitions)的會展產業,可帶動餐飲、觀光、運輸物流等相關產業發展。根據統計,97年台灣會展帶動的經濟效益達257億元,101年預估上看333億元。

商品力夠強 活動成功一半

會展業者大致可分為:展場、會展主辦單位、周邊協力廠商等3大類。其中最核心的關鍵角色,莫過於專業會議籌辦人(PCO,Professional Convention Organizer)以及專業展覽籌辦人(PEO,Professional Exhibition Organizer)。

《聯合報》事業處會議事業總監方怡人表示,一場會議展覽成功與否,主要取決於「商品力」,只要主題、內容、行銷策略企劃得好,活動就成功一半。聯合報系旗下的金傳媒活動事業處,近年舉辦的太陽劇團表演、長毛象特展、米勒畫展、梵谷畫展、會動的清明上河圖展、鬼太郎展,市場叫好又叫座, 即為最佳範例。

在活動展覽之外,今年聯合報系更積極搶攻會議商機,由方怡人銜命成立會議事業部門,將結合《聯合報》的特性,籌辦國內外各項會議與論壇。

最缺企劃好手 會展籌辦人超夯

方怡人表示,從事會展產業工作,必須具備「三心二力」——細心、耐心、好奇心,以及企劃力、執行力才行。目前業界最缺的人才,首推PCO、PEO等企劃好手。

舉辦任何活動之前,首先必須評估成本與收入來源。舉辦會議的收入來源,不外乎門票及企業贊助,方怡人說:「行銷講求的是商品力,」企劃籌辦人的議題設計、安排的講師陣容,在在決定活動最後是盈或虧。

方怡人去年參與籌辦的2011國際新聞協會(IPI)台北年會,總共有250位全世界各地的媒體人及眷屬來台,盛況空前,成為建國百年4大國際活動之一。

方怡人認為,PCO及PEO必須有強烈的求知欲、熱愛新事物才行,因為會議與展覽的主題,通常五花八門非常多元,所以一定要不斷學習新的專業,才能快速進入狀況。

以方怡人去年參與承辦的3大會展來說,從國際新聞協會台北年會、「經濟日報大師論壇」邀請2010年諾貝爾經濟學獎得主摩坦森、戴德蒙、皮薩里德斯來台演講,再到國際美容化妝品展,主題差異懸殊,挑戰非常大。

方怡人表示,任何活動在成形之前,須經不斷地溝通討論,以會議來說,企劃初期的議題設定、講師邀約,來回不知反覆修改多少次,最為困難。

巨細靡遺 每個環節都不容出錯 

會議及展覽講求「精細性」,企劃定案後的最大考驗就在於執行力。方怡人表示,現場的執行力決定活動的最後成敗,一個疏失或遺漏,如簡報檔操作不順,就可能搞砸會議。

以「2011年國際新聞協會台北年會」為例,支援執行的「夢幻團隊」動員了20~30位來自聯合報系各單位的精英幹部,協助現場議事、接待、午晚宴等工作,「分工非常仔細,每個環節都不容出錯,」方怡人說。每場活動都有完整的SOP(標準作業程序),而且活動結束當天立即檢討缺失,使SOP更臻完善。

在舉辦大型活動時,除了公司跨部門協力之外,還需外部廠商協力合作,例如IPI年會就動員50位英語多益測驗(TOEIC)800分以上的志工幫忙。

籌辦會議要有「巨細靡遺」的功力,舉凡入場動線設計、人員引導、前後場的掌控,到座席安排、確認講師行程,無一不需要折衝,要有高度的細心與耐性,才能夠做得好工作。

在校多玩社團 練好外語能力

談到工作甘苦,方怡人說,活動籌劃期間真的很累人,開展前甚至要熬通宵,但也非常有趣,可以快速累積能力。她在面試新人時,並不在乎應徵者念什麼科系,只問是否有熱情、企圖心、願意全心投入,對事情有自己的想法。

聯合報系金傳媒活動處的團隊成員裡,除了活動企劃出身之外,有不少人是記者背景。方怡人認為,記者的強項是熟悉市場動態、瞭解媒體需求,轉戰會展產業有很大優勢。另外,應徵者若有公關經驗也很吃香。

籌辦大型國際級會展,外語能力是?對必要條件。方怡人建議,在學期間不妨多參與社團活動,若有志投入會展領域,也可以參加經濟部國貿局的「會展人才培育與認證計畫」、報考「會展人才認證」,以厚植競爭力。

本文轉載自「Career職場情報誌」

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